La complexité de l’élaboration d’un programme qualité
La mise en place d’un programme de salubrité et qualité alimentaire est une tâche complexe et exigeante. Selon la taille de l’entreprise, cette responsabilité est souvent confiée à une ou plusieurs personnes spécialisées en assurance qualité. Au Canada, les entreprises souhaitant étendre leur marché au-delà des frontières provinciales doivent se conformer aux exigences du Règlement sur la salubrité des aliments au Canada (RSAC). De plus, pour répondre aux attentes de nombreux clients, les fabricants choisissent volontairement de se conformer aux exigences de l’un des référentiels reconnus par l‘Initiative mondiale pour la sécurité alimentaire (GFSI), tels que SQF, FSSC 22000 ou BRCGS. Cette démarche permet de maintenir leurs accords commerciaux tout en garantissant une uniformité des plus hauts standards de salubrité alimentaire à l’échelle mondiale.
Pourquoi un programme d’audit interne est-il crucial?
Un programme d’audit interne est crucial pour vérifier l’implémentation et le suivi des programmes de salubrité et de qualité, en s’assurant que tous les aspects respectent les exigences légales et les standards spécifiques. Il permet une vérification systématique et régulière, garantissant l’efficacité continue des programmes. En étant arrimé sur les particularités de l’entreprise, telles que ses installations, ses processus de production et la culture de son personnel, l’audit interne devient un outil sur mesure.
De plus, il identifie les points à améliorer et propose des actions correctives, contribuant ainsi à l’optimisation des processus et à la gestion proactive des risques, renforçant la confiance des parties prenantes et assurant une conformité et une qualité élevées.
Étapes pour mettre en place un programme d’audit interne
- Créer une équipe d’audit : constituez une équipe diversifiée pour couvrir tous les départements. La diversité des équipes favorise l’implication de tous, contribue au sentiment d’appartenance et apporte de nouveaux yeux. Regrouper des membres issus de différents départements (HACCP, production, maintenance, gestion) et de divers niveaux hiérarchiques. Cette diversité favorise l’implication et enrichit le programme par des perspectives variées.
- Élaborer un plan d’audit : pour garantir l’efficacité et l’objectivité des audits, il est essentiel de planifier les audits en fonction des secteurs à auditer et de définir un calendrier bien réparti sur l’année. Assurez-vous que les audits soient réalisés par des membres extérieurs aux départements concernés, afin de maintenir leur impartialité. Un bon calendrier d’audit permet de couvrir tous les aspects des programmes en place sans laisser de zones d’ombre. En séparant les différents secteurs et en structurant le calendrier en conséquence, on évite de surcharger les rapports de non-conformités et les équipes responsables de leur correction.
- Structurer ses grilles d’audit: imaginez des grilles d’audit claire et précise qui non seulement facilitent le travail de vos auditeurs internes, mais qui assurent également que chaque aspect de votre entreprise est conforme aux dernières réglementations et dernières versions des référentiels qualité. En intégrant systématiquement les mises à jour réglementaires et en révisant vos grilles chaque année lors de vos réévaluations, vous vous assurez que vos audits restent pertinents et efficaces. Ne laissez rien au hasard : des grilles d’audit bien structurées sont la clé pour des audits réussis et une conformité sans faille. Adoptez cette approche proactive et voyez la différence dans la qualité de vos audits internes.
- Exploiter les outils numériques: de nombreux outils et plateformes numériques peuvent grandement faciliter l’élaboration de votre programme d’audit interne. Au-delà de Microsoft Excel, des logiciels spécialisés tels que Safety Culture, Smart Audit ou Normex sont idéaux pour planifier et suivre l’exécution des audits. Non seulement ces outils vous feront gagner du temps dans la mise en place du programme, mais ils vous aideront également à mieux gérer les non-conformités et à assurer un suivi rigoureux.
- Former les auditeurs internes : une formation adéquate et régulière des auditeurs internes est indispensable pour garantir la qualité et l’efficacité des audits. Il est important de s’assurer que la formation soit mise à jour périodiquement pour suivre l’évolution des réglementations et des normes.
- Varier les équipes d’auditeurs : variez les équipes chaque année pour apporter de nouvelles perspectives et favoriser l’implication de tous. N’impliquez pas seulement les membres de l’équipe HACCP, incluez des gens de tous les départements et de tous les niveaux hiérarchiques. Formez des équipes d’auditeurs composées d’une personne expérimentée et d’une personne moins expérimentée pour renforcer la confiance de chacun. Être un auditeur interne peut être stressant pour certains, bien qu’ils apprécient jouer un rôle dans l’équipe. Revoyez vos équipes lors de vos réévaluations.
- Impliquer le personnel : habituez les employés à être questionnés et à voir des inspections régulières. Cela les prépare mieux à répondre aux auditeurs externes. Inclure le personnel dans les audits internes est une belle façon de promouvoir la culture d’entreprise en leur permettant de participer d’une autre façon plus concrète au bien de l’entreprise dans son programme de salubrité alimentaire.
- Auditer les documents et les pratiques sur le terrain : vérifiez non seulement les documents, mais aussi les pratiques sur le terrain. Posez des questions sur les bonnes pratiques de fabrication, mais aussi sur la fraude, la défense alimentaire, la culture d’entreprise, etc. Observez le personnel accomplir leurs tâches et posez-leur des questions sur les pratiques internes.
- Rapporter les non-conformités : rédigez des rapports clairs et adressez les non-conformités aux personnes concernées avec des délais acceptables. Informez l’équipe HACCP et la haute direction des observations soulevées lors des rencontres HACCP. Rapportez les non-conformités, mais aussi les bons coups et les bonnes pratiques.
L’audit interne : un outil stratégique
Un programme d’audit interne bien structuré et exécuté est essentiel pour maintenir la conformité et améliorer continuellement la qualité et la salubrité des produits alimentaires. En impliquant divers membres de l’entreprise et en structurant soigneusement les audits, vous pouvez non seulement détecter les non-conformités, mais aussi renforcer la culture d’entreprise et l’engagement de tous les employés envers la salubrité alimentaire. L’audit interne, en tant qu’outil de vérification et d’amélioration continue, joue un rôle crucial dans la pérennité et la réputation de l’entreprise sur le marché global.
Nous sommes là pour vous accompagner dans votre quête de connaissances
L’ITAQ offre plusieurs formations en gestion de la qualité et salubrité des aliments qui permettent de :
- Préparer, planifier et réaliser des audits internes efficaces
- Identifier les diverses étapes du processus de l’audit externe
- Développer une approche structurée afin de se préparer pour un audit initial, de surveillance ou de recertification
Formations
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Catherine Leblanc
Conseillère à la formation continue – Secteur alimentaire
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